Proceso de Certificación

En esta fase, la dirección del programa, en su instancia superior, presenta su solicitud de incorporación al sistema, firma el compromiso solemne y formal de incorporación y de permanencia en el programa.Su propósito es incorporar al programa al sistema, comprometerse con las actividades y recursos necesarios para llevarlo a cabo.

En esta fase el programa realiza la auto observación con protocolos de apoyo y literatura asociada a los aspectos fundamentales del proyecto. Pueden, opcionalmente, recibir orientación especializada por parte de consultores acreditados del modelo, que van facilitando, orientando y acompañando el proceso de análisis y planteamiento de las mejoras que se desprenden del análisis.

El propósito de esta fase es que el programa identifique y reflexione sobre la forma en que está realizando ciertos procesos o sobre la posibilidad de establecerlos como nuevas rutinas en la organización, así como fijar un rumbo de progreso de esos procesos con el fin de diseñar un plan de mejora. Con ello se busca aumentar la calidad de los servicios que reciben sus usuarias y usuarios.

En esta fase participan la mayor cantidad de personas que trabajan en el programa. En torno a un protocolo de auto-observación se analiza el estado de cada variable en el momento actual, se aporta la evidencia correspondiente al estado actual en que se encuentran, y se reflexiona respecto del estado deseado en que ese proceso pudiera llevarse a cabo con un esfuerzo de mejora del programa. Esta reflexión sienta las bases de la elaboración del informe de auto-observación y de los planes de mejora que resultan en la consolidación de las proyecciones del programa en un horizonte de mejora continua.

La organización o el programa implementan los cambios necesarios, refuerzan las fortalezas identificadas, y va tomando las decisiones necesarias para alcanzar el estado esbozado en el plan de mejora.

El propósito de esta fase es mejorar la calidad de los servicios y de los procesos desempeñados por el programa o la organización.

El plan de mejoras se ejecuta y lleva a cabo a través de las decisiones y el funcionamiento regular del programa. De este nuevo funcionamiento debe registrarse evidencia que sea auditable en el proceso de auditoría posterior.

El programa revisa el avance de la ejecución de su plan de mejoras, establece su concordancia y da cuenta de las modificaciones introducidas en su ejecución.

En esta fase el programa debe establecer si ha cumplido con los plazos y contenidos de su plan de mejoras.

Al finalizar esta fase el programa puede solicitar a la Agencia de Calidad Social UC iniciar el proceso de auditoría. Como primer paso de esta solicitud deberá presentar ante la Agencia de Calidad una copia del informe de auto-observación y otra del plan de mejoras. Respecto de estos documentos la agencia verifica requisitos mínimos del sistema administrativo, y no se pronuncia sobre la calidad de los mismos. Si estos requisitos están en regla, se firma acuerdo de presentación a auditoría, que está constituido por un contrato solemne por el cual la Agencia de calidad asigna un auditor

En esta fase el programa es auditado sobre la base de los protocolos de auto-observación del sistema en torno a los cuatro componentes y sobre el plan de mejoras.

El propósito de esta etapa es verificar y constatar a través de la evidencia presentada que el programa se encuentra en un determinado nivel de funcionamiento en relación a los componentes clave del sistema, con lo cual el programa da cuenta pública del estado en que se encuentran los procesos que constituyen su programa.

El Comité Técnico está constituido por académicos de la PUC, específicamente de la Escuela de Psicología, la Escuela de Trabajo Social y el Instituto de Sociología, que no pertenecen al CEES. Además, participa la Dirección Ejecutiva del CEES y l secretaría ejecutiva de la Agencia de Calidad Social, quienes presentan la información relevante de la auditoría, con voz, pero sin voto.

En esta instancia, realiza un análisis técnico del informe de auditoría para recomendar al Consejo de Certificación de la PUC, una decisión de nivel de certificación de calidad. Dicho análisis y resolución queda plasmado en un Informe del Comité Técnico dirigido al Consejo de Certificación.

El Consejo de Certificación, que otorga el Sello de Calidad UC a los programas sociales analiza el informe del Comité Técnico pudiendo acudir a revisión de los antecedentes aportados por la auditoría y los informes emitidos por el programa en caso de considerarlo necesario.

El Consejo está integrado por las siguientes personas (o cargos):

- El Pro Rector de la Universidad

- El Director del Centro de Políticas Públicas UC

- El Decano de la Facultad de Ciencias Sociales

- Dos académicos nombrados por el comité directivo de la Agencia, en el primer proceso serán: Marianne Krause y Arturo del Río.

El propósito de esta etapa es ponderar el estado real y efectivo del sistema de gestión de calidad auditado y tomar una decisión respecto a la certificación de calidad.

De dicho proceso resulta el otorgamiento del Sello de Calidad UC para los programas sociales. Este Sello establece plazos de vigencia y el nivel de calidad alcanzado por el programa. Tras la obtención de este sello la información es divulgada a la comunidad nacional a través de los canales de difusión dispuestos para este fin (página web y boletines que se envían a comunidad empresarial, gubernamental y de organizaciones de servicios sociales del país.